Det vanskelige med OKR
OKR er tatt i bruk av organisasjoner over hele verden. Men det virker som at mange sliter med å bruke det på en optimal måte.
Jeg tror det kan skyldes:
- Mangel på nok innsikt.
- Noen glemmer at OKR handler om forbedring.
- Vansker med å tenke utfall fremfor aktiviteter og leveranser.
Jeg kjenner meg igjen i disse punktene, for jeg har også slitt mye med OKR. Nå har jeg to års erfaring, og det tok minst et år å bli glad i det og mestre det sånn noen lunde. Jeg har ennå ikke hørt om noen som har klart å implementere OKR på en god måte med én gang.
Det tar rett og slett mye tid å bli vant til det. Men når det funker så gir det en veldig fin drivkraft og det er både engasjerende og meningsfullt å jobbe slik.
Først, litt om OKR
(Hvis du kjenner OKR godt fra før, hopp til neste overskrift).
OKR skiller seg ikke så mye fra andre måter å sette langsiktige mål. Det står for “Objectives and Key results”, men i dagligtalen sier vi bare “mål og nøkkelresultater”.
OKR hjelper deg å holde fokus og retning, og det hjelper deg å vise at du når de målene du setter. OKR bruker du når du skal forbedre noe.
Et mål er en kvalitativ beskrivelse av hva du ønsker å oppnå de nærmeste tre månedene (periodens varighet kan variere). Det skal være kort og inspirerende, visjonært men ikke usannsynlig, og det skal være enkelt å huske og fortelle om. Et mål kan godt høres litt pompøst ut.
Et nøkkelresultat er en indikator på om du er på vei til å nå målet. Det er indikatorer fordi det kan være vanskelig å si hundre prosent sikkert at et kvalitativt mål er nådd. Det anbefales å bruke to til fem nøkkelresultater til hvert mål. De er kvantitative resultater. De er milepæler, men ikke aktiviteter. De skal være krevende, men mulige å oppnå. De skal være målbare underveis i perioden og må dermed inneholde et tall.
I tillegg til mål og nøkkelresultater er det fornuftig å snakke om aktiviteter. Det er de tingene du gjør i det daglige for å påvirke nøkkelresultatene.
Du gjør noen aktiviteter, som påvirker noen nøkkelresultater, som igjen viser deg om du er på vei til å nå ditt mål.
Aktivitet ➔ Nøkkelresultat ➔ Mål
I eksemplet nedenfor vil Brann, ettersom tiden går, ha god peiling på om de er i ferd med å nå målet sitt, å vinne Tippeligaen:
Nøkkelresultat i en fotballkamp kan være at vi scorer flere mål enn motstanderen. Vinner Brann kampen er de ett steg videre på veien mot å vinne ligaen, som er målet for sesongen. I et slikt nøkkelresultat sier de ingenting om hva de skal gjøre, det er det aktivitetene som står for.
Aktiviteter er det Brann skal gjøre underveis i kampen for å kunne påvirke nøkkelresultatet. Det kan for eksempel bety at de setter Hansen på topp, spiller i 4–5–1-formasjon, og setter inn Evensen de siste 15 minuttene.
Mangel på innsikt
Som sagt, OKR er et rammeverk for å forbedre noe. Hvis du ikke skal forbedre noe, så er kanskje ikke OKR det riktige verktøyet. For å kunne forbedre noe må du ha innsikt om hvordan ting fungerer i dag. Du må vite noe om kvaliteten på noe (derfor skal du sette kvalitative mål). Når du har denne innsikten er du rustet til å identifisere problemer. Hvis du er en person som forbedrer ting så må forbedringen du gjør ha rot i et problem.
For mange er det uvant å sette mål på egen hånd, og derfor er OKR ekstra vanskelig hvis dette er nytt (før autonome team ble vanlig kom gjerne målene utenfra eller ovenfra, er min erfaring). For på hvilket grunnlag skal du finne på disse målene og nøkkelresultatene?
De fleste av oss befinner seg i en form for verdikjede der vi enten er et av tannhjulene som får maskineriet til å gå, vi har et ansvar for at det tannhjulet fungerer så godt som mulig, eller begge deler. Som jeg har skrevet om tidligere, så er det i bunn og grunn forbedring de fleste av oss jobber med. Vi forbedrer produkter og prosesser. Og om vi jobber mer på driftssiden, så har vi evne til å se hva som burde vært annerledes, og har en mulighet til å si ifra.
Før du begynner å bruke OKR som rammeverk er det smart å vite ganske mye om omgivelsene du opererer i (eventuelt skal operere i), og hvor godt du gjør det i dag. God gammeldags innsikt. Med innsikten kan du tallfeste statusen på det meste. Poenget er ikke at denne tallfestingen skal være hundre prosent korrekt, men den kan gi deg gode indikasjoner. Kanskje innsikten viser deg at…
- kundene ikke er så fornøyd med kundeservicen din.
- de ansatte er svært fornøyde med arbeidsplassen.
- på nettsiden din faller svært mange av idet de skal til å handle varen eller tjenesten.
- folk som ikke er dine kunder har gode assosiasjoner til merkevaren.
- det finnes en ny mulighet i markedet, et problem som kan være verdt å løse for noen.
Gjett hvilke av disse som er egnet for OKR. Det er punkt 1, 3 og 5, fordi de kan anses å være problemer av ulike arter. Det gir ikke spesielt mening å ha det meste av fokuset på at de ansatte er svært fornøyde med arbeidsplassen (skjønt det er en status som er verdt å ta vare på. Never change a winning team?)
For eksempel kan et mål være “vi skal ha en knallbra kundeservice”. Du kan aldri vite hundre prosent sikkert at du når det målet, men målet er ganske inspirerende og gir deg en mulighet til å forbedre. Med nøkkelresultatene viser du i hvilken grad du når målet i løpet av perioden som er satt.
Jeg tror at uansett hvem du er i arbeidslivet, uansett hvilken posisjon du har, så kan du, og/eller teamet du jobber i, ta i bruk OKR for å drive deg og bedriften framover. Men forutsetningen er at du har gjort dette grundige innsiktsarbeidet.
Ingenting er perfekt, så du vil finne problemer å løse — både store og små. Snakk med folk, både kunder og kolleger så finner du utav det. Det er den beste kilden til innsikt.
Å tenke utfall fremfor aktiviteter og leveranser
“Key results”. Et synonym for “resultat” er blant annet “utfall”.
For å kunne bruke OKR slik det var ment må du lære å tenke på utfall av aktiviteter fremfor aktiviteter. Du må vite hvorfor du gjør en bestemt aktivitet. Jeg mener selvsagt ikke at du bare skal fokusere på utfall. Prosessen og aktivitetene er kjempeviktig. Men våg å peke periskopet mer i retning av utfall, og spesielt når du er med å sette OKR-er. For uten et utfall er kanskje ikke aktiviteten verdt å gjøre i det hele tatt.
Verdibaserte OKR-er handler ikke bare om å måle utfall. Du må også forstå hva som er verdifullt for kundene og organisasjonen.
I det daglige gjør du mange aktiviteter: Du pusser tennene, går kanskje en tur i skogen, stikker i butikken, slår på lyset eller rydder huset. Og du gjør disse tingene fordi du ønsker noen utfall, for eksempel:
Du pusser ikke tennene fordi du synes det er så veldig morsomt å stå med en pinne i kjeften. Det du søker å oppnå er renhetsfølelsen etterpå og den vissheten om at du nå har rene og pene tenner som tannlegen kanskje blir imponert over. Kanskje du til og med skal kysse noen, noe som igjen kan gi utfall i form av et forhold.
Du skrur ikke på lysbryteren fordi du er så veldig glad i å skru på lysbrytere (med mindre du er tre år gammel). Du gjør det for å kunne se bedre, fordi du igjen kanskje skal lese. Noe som kan gjøre deg klokere.
Du rydder ikke i stua fordi du er så glad i aktiviteten (nødvendigvis). Det er orden og oversiktlighet du søker. Kanskje får du besøk, og du er opptatt av at den besøkende får et godt inntrykk.
Om du kun er aktivitetsfokusert er det en stor fare for at du ender opp med OKR-er som bare er en to-do-liste uten å tenke over verdien av det du skal gjøre.
Så hvilke utfall skal du følge med på underveis i perioden for å vite om du er på vei til å nå målet? Kanskje burde det hete OKO: Objectives and Key Outcomes?
Tusen takk for at du leste artikkelen, og husk å gi noen “klapp” hvis du likte den :)
