Erfaringer med litt for mange teammedlemmer
Vi har prøvd å gå fra fem til ti teammedlemmer over en periode på seks måneder. Her er mine erfaringer.
Det er kjent for de fleste i bransjen at i autonome/myndiggjorte tverrfaglige team, så har antall teammedlemmer mye å si. Det kan være for få, for mange, eller akkurat passe mange. Dette er det forsket en del på, og et sunt antall ligger på ca seks personer.
I løpet av det siste året har jeg erfart å være litt for få og det å være for mange — begge deler i samme team. I denne artikkelen skal jeg forklare hva jeg har opplevd med mange i teamet. Vi var fem i teamet for ca et år siden, så ble vi omtrent ti, og så gikk vi tilbake til fem igjen. Når jeg sier «omtrent ti» så mener jeg at noen har vært mindre delaktige i teamet enn andre, men likevel nok til å kalles teammedlem.
Årsaken til økningen var kort sagt et behov for økt kapasitet en periode for å forstå mer av omgivelsene vi jobber i (å skape grunnlaget for å potensielt skape verdi senere), i tillegg til prodsetting av nye løsninger (å skape reell verdi).
Jeg vil understreke at dette ikke handler om personene jeg har jobbet med. De er alle som en fantastiske og superdyktige på hver sin måte! Det handler om antallet personer og effektene av det.
Jeg vil også understreke at dette ikke er eksakt vitenskap, og det gjenspeiler mine subjektive refleksjoner om det jeg opplevde.
Ti meninger
Med ti personer i teamet får du også ti meninger. Meninger er bra og alle har rett til å bli hørt og respektert for sine synspunkter. Ulike meninger kan komme på grunn av at vi alle ser verden ulikt, og jo mer kompliserte omgivelsene er, jo større sprik i synspunkter kan oppstå. Uansett så må alle bli hørt og vi må adressere det som blir sagt.
Ti ulike oppfatninger
Vi jobber innenfor et domene som er vanskelig å få oversikt over (Oslo kommune, helse og bydeler er noen stikkord), spesielt fordi det er flere enn 15 virksomheter (i kommunen) vi jobber sammen med. Virksomhetene fungerer også på litt ulik måte. Når sannheten om hvordan ting er spriker, spriker også hver enkelt sin oppfatning av hva vi har med å gjøre. De ulike oppfatningene bør, av respekt for den enkelte, høres. Men summen av det hele er at teamet blir usikker på oppdrag og “reason to exist”. Å holde teamet samlet blir vanskeligere. Å skape en felles forståelse for både nåsituasjon og ønsket situasjon blir vanskeligere.
Det er bedre å ha en liten gjeng som er samstemt om nåsituasjon og ønsket situasjon, enn å ha mange som ikke er samstemte. Dette tror jeg også gjelder de gangene man bommer litt på virkeligheten (noe du ofte gjør i kompliserte organisasjoner).
Ti idéer
Idéer skal vi ta imot med åpne armer. Vi skal høre på de som har idéer og helst bearbeide idéene. Er idéen bra eller ikke? Men når det er ti-gangen av dem i stedet for fem-gangen, så erfarte vi at vi brukte svært mye tid på dette.
Ti digresjoner
Det er ikke alltid du kan forutsi når en ytring fra et teammedlem blir til en digresjon (vi tåler noen digresjoner i teamet vårt altså). Møteleder må sørge for at digresjonene ikke spinner av gårde (les for øvrig artikkelen min om BØRA — et minirammeverk for effektive møter). Men når et møte i verste fall inneholder minst ti digresjoner, så utfordres grunnen til at vi møtes sterkt, og i verste fall så kommer vi ikke fram til ønsket resultat.
For mye informasjon utfordrer oppmerksomheten vår
Det er vitenskapelig bevist at hvis et system (der det er mennesker — som for eksempel et team) flommes over av informasjon, så går det utover vår evne til å fokusere på hver enkelt bit. Dette kan kalles kognitiv last. Vi sprer fokuset vårt så mye at vi kan bli passiviserte av det. Vi vet rett og slett ikke hvor vi skal begynne. Så idéen om at man skal være på konstant søken etter mer informasjon for å lære mer har også en bakside. Og jo flere det er i teamet jo mer informasjon strømmer inn, og hver enkelt må gjøre sitt beste for å klare å holde fokus på det som er aller mest relevant akkurat nå.
Psykologisk trygghet utfordres
Jo flere personer i rommet, jo mindre er sannsynligheten for at du sier det du har på hjertet — hvis det er noe som kan oppfattes som kontroversielt av en eller flere. Med mange i teamet kan man se noe som ligner på tilskuereffekten (the bystander effect), nemlig at man gjemmer seg litt vekk, tar mindre ansvar, og satser på at en av de andre tar grep i situasjonen. Med få personer i rommet er de fleste tilbøyelige til å si akkurat det de mener. Dette er svært viktig for å ha et godt teamliv.
Fokuset utfordres
De fleste team opplever nok at de jobber med det viktigste, men de fleste jobber nok også med ting de vet er av mindre betydning. Min erfaring er at det blir mer av det siste med flere i teamet. Arbeidsmengden går i bølger. Det vil si at det kan være både hektiske og rolige dager eller uker. Når den rolige tiden kommer vil teamet naturligvis se seg om etter oppgaver som kan løses. Du kan ikke alltid vite hvor mye arbeid et nytt initiativ innebærer. Men har du først begynt på det, så er det fort gjort å kjøre på uten å tenke så nøye gjennom om dette virkelig bringer noen verdi for brukeren (i våre tilfelle innbyggere) og organisasjonen.
Sluttord
Det går ikke nødvendigvis raskere med flere folk. Kanskje det er en fordel med flere folk i lineære og forutsigbare produksjonsprosesser, men ikke nødvendigvis når du har en smidig tilnærming. For vår del gikk det kanskje motsatt vei, at vi produserte mindre verdi da vi var mange.
Selv om jeg var klar over disse potensielle effektene før vi utvidet teamet, så var det en tilstand jeg ønsket å se med egne øyne. Vi diskuterte disse effektene innledningsvis, og at de kunne oppstå. Men det kunne jo hende at det ikke stemte helt det jeg har lest om temaet, og at det av ulike årsaker ikke ville være fullt så gjeldende for oss. Ingen team er helt like, og kanskje ville vi finne metoder for å dempe effektene jeg har nevnt over.
Dette er en erfaring som har stor verdi for meg. Jeg ville ikke vært den foruten, selv om den perioden vi var mange ikke var den mest produktive verden har sett.
Nå er vi tilbake til det sunne antallet fem teammedlemmer. Fem-seks i teamet tror jeg er perfekt.
