BØRA: Si farvel til unødvendige møter

BØRA er et knallbra minirammeverk for gode og effektive møter. Her får du vite hvorfor og hvordan.

Vi hater alle unødvendige møter, og noen av oss hater alle møter. Jeg er blant de førstnevnte, men ikke blant de sistnevnte. Der jeg jobber er møter i stor grad det som får oss fremover mot å nå målene vi har satt.

De siste årene har jeg blitt kjent med og tatt i bruk BØRA, eller HØRA som noen kaller det. Det er et minirammeverk for møter som noen har tenkt ut en gang i tiden.

HØRA står for hensikt, ønsket resultat og agenda. Jeg synes HØRA er litegran upresist, og derfor verdt å gjøre om til BØRA. BØRA står for Bakgrunn, Ønsket Resultat og Agenda.

Bakgrunn er bedre enn hensikt, fordi hensikten med et møte er vel å få til ønsket resultat.

I invitasjonen skal det altså stå, som et minimum:

Bakgrunn
Fyll inn bakgrunnen for hvorfor møtet trengs. Hva er det som har skjedd? Hva har utløst behovet for et møte? Beskriv nøye og kort.

Ønsket resultat
Fyll inn det resultatet/utfallet du ønsker av møtet/det du ønsker at dere skal sitte igjen med mot slutten av møtetiden. Et møte får ikke alltid utfallet du håper på, men ha fokus på resultatet likevel.

Agenda
Fyll inn punktvis det dere skal gjennom for å nå det ønskede resultatet. Dette kan kreve at du kan litt metodikk for å nærme deg et bestemt resultat.

Derfor er BØRA så bra!

1. Du som inviterer til et møte må tenke deg nøye om før du inviterer andre og bruker deres tid. Kanskje kommer du fram til at du kan løse dette uten å invitere til et møte til og med! Det er forresten helt ok å grunne i 5–10 minutter på en BØRA. Hvis du ikke klarer å skrive en BØRA som klinger, så er det et varsel om at møtet kanskje ikke trengs likevel.
2. Du kan enkelt gjøre en avsjekk med en kollega om du har forstått situasjonen ved å sende BØRA-en til kollegaen din.
3. De du inviterer forstår hvorfor møtet er viktig, og vil ha et godt grunnlag for å vite om de skal prioritere dette møtet over andre ting.
4. Kanskje inviterer du til et møte som skjer først en måned fram i tid. Når den møtedagen plutselig inntreffer og du og de inviterte får et varsel om et nært forestående møte, så er en BØRA gull verdt. På få sekunder vet alle hva møtet handler om og kan gjøre en mental omstilling.
5. Ved å ha BØRA-en på ei tavle eller skjerm er det enklere for møteleder og alle å styre samtalen mot det ønskede resultatet. Du kan forvente færre avsporinger.
6. Av og til kommer det folk i møtet som du på forhånd ikke visste skulle med. Start derfor møtet med å gå gjennom BØRA-en. Slik blir alle koblet på og forstår bedre hvorfor de er der. Å starte møtet med å lese opp BØRA-en er uansett god praksis da noen kan finne på å takke ja til møtet ut ifra tittel/emne.
7. Der jeg jobber er det viktig at vi arkiverer, og møtereferater er intet unntak. Ved å ha BØRA-en med i referatet er det enklere å forstå kontekst og hvorfor møtet fant sted i utgangspunktet.

Så neste gang du inviterer til et møte der du jobber: Bruk en BØRA ★